Organizar um evento não é fácil. Requer planejamento, orçamento, uma boa agenda, mailing qualificado, palestrantes que atraiam público, paciência e fé, porque se existem itens que estão dentro do seu controle, outros estão completamente fora de sua alçada e podem significar o fracasso do evento, algo que ficará na sua mente pelo resto da vida.
Seguem abaixo alguns itens que listei e que procurei classificar dentro da letra “T”, por mera coincidência (ou talvez para facilitar a memorização, vai saber)!
Taxa: Se queremos realizar ações de branding ou lançar um produto, cobrar talvez não seja uma boa idéia – apesar de todos os custos envolvidos na realização de eventos cada vez mais sofisticados e em espaços cada vez mais caros. O problema é que eventos grátis têm uma taxa muito alta de no-show, as pessoas simplesmente não aparecem, afinal, não há o que perder, não houve qualquer comprometimento financeiro, digamos assim. Para quem organiza eventos este é o maior de todos os medos! (Algo como: “cadê o povo?”)
Tempo: Aqui não me refiro a duração do evento, tipo uma manhã, um almoço, um coquetel. Numa cidade como São Paulo, uma tempestade no final da tarde inviabiliza o acesso a muitos lugares. Ruas são completamente bloqueadas, o transporte público fica paralisado e muitas pessoas simplesmente desistem de ir a um evento e resolvem tomar o rumo de casa, compreensivelmente. De novo, as condições climáticas (inundações!) comprometem o sucesso da sua iniciativa. Queixas diretamente com São Pedro!
Trânsito: Leia o verbete “Tempo”. Uma coisa leva a outra, além do mais, muita gente não gosta de participar de eventos no Anhembi, Transamérica ou mesmo na Paulista, porque, bem, é “do outro lado da cidade”, e pensando bem, até Alphaville pode ser o “outro lado da cidade”, por que não? Já para quem mora, digamos, em Aldeia da Serra, Alphaville é uma “mão na roda”, mas cada um é cada um.. Imagine alguém que vem do interior pela Dutra e precisa chegar na Berrini, ou quem vem pela Castelo e precisa chegar ao Center Norte! Não dá para agradar a todos. O melhor é definir o local e divulgar o máximo! Prover transporte pode ser um grande facilitador! E fé, muita fé!
Temática: O que vamos apresentar? O conteúdo é relevante? Ou queremos dizer quão lindos e maravilhosos somos? Nosso powerpoint é bárbaro, nossa empresa é o máximo. Mas – e os clientes? Eles nos indicam? Dão depoimentos a nosso favor? Ou, será que trazer alguém do mercado não seria uma boa ideia para atrair público e apresentar as novidades mais quentes do setor? Um novo olhar em nosso business? Fazer a programação de um evento é um desafio porque queremos unir o interessante ao moderno, o palestrante badalado às nossas estratégias. E aqui entre nós, quem disse que o palestrante badalado cabe no nosso combalido budget? Alguns são realmente inacessíveis!
Target – Leia-se “público alvo”. Um evento de sucesso começa com um bom mailing. Sabemos onde estão nossos prospects ou nossos clientes? Acompanhamos suas mudanças pelo mercado de trabalho? Podemos também adquirir listas de contatos, agregar novos nomes ao nosso banco de dados, mas obviamente não podemos deixar de lado nossa base instalada, não é mesmo?
E para finalizar, mais um T – Tchau, até a próxima!
Sobre a autora:
Gladis Costa, Gerente de Marketing e Comunicação da PTC para a América Latina. A PTC é líder no segmento de soluções para o gerenciamento do ciclo de vida do produto. Em março de 2009 criou o grupo “Mulheres de Negócios”, maior rede feminina de negócios do portal LinkedIn com mais de 4600 associadas. É colunista em vários sites onde publica artigos sobre marketing, serviços, comportamento, carreira e cultura. É formada em Letras pela Unesp, com pós-graduação em Jornalismo, Comunicação Social e especialização em Tecnologia e Negócios pela PUC-SP. Em 2005 lançou seu primeiro livro de crônicas, “O homem que entendia as Mulheres”.
