O Artigo 41 da Consolidação da Leis do Trabalho – CLT disciplina a obrigação de registrar os empregados, podendo ser adotado livro, ficha ou registro eletrônico.
Até o mês de outubro de 2019, era possível às empresas já obrigadas ao eSocial (grupos I ao III) a opção de realizarem os registros de empregados através de Livros, Fichas e, ainda, utilizando sistemas informatizados.
Desta forma, como a grande maioria das empresas utilizavam sistemas informatizados para elaboração da folha de pagamento, livros e fichas praticamente deixaram de ser utilizados, principalmente pelas médias e grandes empresas.
Entretanto, com a publicação da PORTARIA SEPT/ME nº 1.195, DE 2019, do Secretário Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, o “Registro Eletrônico de Empregados”, para as empresas já obrigadas ao eSocial (grupos I ao III), conforme disposição do artigo 4º da respectiva portaria, a partir de novembro de 2019, é feito exclusivamente através do eSocial.
Desta forma, estas empresas (grupos i ao III do eSocial), para não ficarem em não conformidade com a legislação vigente devem observar o seguinte:
a) Adotar *Livro de Registro de Empregado:
Esta talvez seja a pior entre as opções para registro de empregados, de que trata o artigo 41 da CLT, pois, todas as atualização de informações, sejam elas cadastrais ou contratuais (alterações de nome, endereço, horário, salário, gozo de férias, etc.), deverão ser realizadas de forma manual nos respectivos espaços destinados as atualizações no verso das respectivas páginas do registros dos colaboradores. Vale lembrar que, em caso de preenchimento total dos espaços para atualização, nova página de livro deverá ser criada para o mesmo trabalhador. Além disso, em necessidades específicas de deslocamento do registro de um trabalhador, deverá ser deslocado um ou mais livro completo.
b) Adotar *Ficha de registro:
Em relação ao Livro de Registro de Empregados, existe a vantagem de, em caso de esgotarem os espaços para atualizações, pode-se anexar nova ficha à anterior. Também facilita os casos de eventuais necessidades de deslocamento do respectivo documento.
Vale ressaltar que, as atualizações (alterações de nome, endereço, horário, salário, gozo de férias, etc.), também neste caso serão realizadas de forma manual.
c) Adotar o Registro Eletrônico através do eSocial
Este, entendemos, é a melhor opção, pois, todas as informações enviadas ao eSocial já validam, tanto o registro inicial dos empregados, como todas as alterações cadastrais e contratuais realizadas futuramente.
Para tanto, é necessário observar se, quando do envio do evento S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público, o campo 24 – indOptRegEletron (indicador de opção pelo registro eletrônico de empregados) do respectivo evento foi preenchido com a opção 1 – Optou pelo registro eletrônico de empregados.
Caso não a empresa não tenha realizado a opção, ou seja, se o respectivo campo foi indicado com 0 – Não optou pelo registro eletrônico de empregados, e, caso queira fazer a opção a partir de agora, basta enviar uma alteração do evento S-1000 com o indicador 1.
Cabe destacar que, feita a opção pelo Registro Eletrônico de Empregados através do eSocial, não há necessidade de impressão e assinatura do empregado em ficha e ou livro, prática desnecessária, mas, muito utilizada até hoje pelos empregadores que se utilizavam do modelo eletrônico anteriormente permitido, através de sistema informatizado.
Por fim, ainda quanto as empresas já obrigadas ao eSocial, que não tenham realizado a opção pelo registro eletrônico junto ao eSocial, alertamos, desde o mês de novembro/2019, as informações realizadas exclusivamente através de sistemas informatizados (admissões e alterações cadastrais ou contratuais) estão em não conformidade com a legislação vigente. Portanto, neste caso, aconselhamos registrar todas as alterações ocorrências no período através de livros e ou fichas ou, retificar o S-1000 a partir do início de obrigatoriedade à utilização do eSocial, conforme cronograma específico para as empresas do grupo I ao III.
* Com a revogação da PORTARIA MTPS nº 3.024, DE 1992, entendemos, não mais é necessária a autenticação do Livro ou Fichas de Registro de Empregados pelas Delegacias Regionais do Trabalho.
Por sua vez, quantos as instruções existentes na PORTARIA MTE nº 41, DE 2007, que normatiza o registro de empregados, chamamos a atenção para o seguinte:
a) Quanto às instruções sobre o registro eletrônico através de sistemas informatizados, desde novembro de 2019, são cabíveis apenas para as empresas, entidades e órgãos públicos que ainda não estão obrigados ao eSocial.
b) O conteúdo obrigatório para livros ou fichas de registros de empregados, que devem ser utilizados pelas empresas não optantes pelo registro de empregados realizado através do eSocial, será substituído por novo conteúdo previsto na PORTARIA nº 1.195, DE 2019 a partir de 01/11/2020. Ou seja, em menos de um ano, todos os livros ou fichas de registros dos empregados deverão ser substituídos para atender aos ajustes estabelecidos na nova portaria.
Também chamamos a atenção quanto aos novos prazos para consignação das informações nos registros de empregados que, independentemente do modelo adotado para o respectivo registro (Livro, Ficha, Eletrônico), devem obedecer ao estabelecido nos respectivos incisos e alíneas do artigo 2 da PORTARIA SEPT/ME nº 1.195, DE 2019.
Por fim, abaixo, seguem links das Portarias 41/2007 e 1.195/2019.
PORTARIA MTE Nº 41, DE 28 DE MARÇO DE 2007
PORTARIA Nº 1.195, DE 30 DE OUTUBRO DE 2019
Sobre o Autor:
Odair Fantoni é Coach do sistema ISOR®, com certificação internacional instituto Holos reconhecida pela ICF – International Coach Federation. Palestrante, Executivo de RH, Especialista Pós-graduado em Direito do Trabalho. Profissional atuante há mais de 35 anos em RH e Sistemas de Gestão de RH nas seguintes empresas: Editora Abril, Círculo do Livro, IPL Informática, Sênior Sistemas, Construtora Rodrigues Lima, Elenco Informática e Nydus Systems. Palestrante sobre diversos temas, tais como: Danos Morais no Ambiente de Trabalho, Desoneração da Folha de Pagamento e eSocial. Diretor Presidente do Portal RHevista RH e Diretor de Conteúdo da ABF Educação. Autor do livro eSocial Fácil: Implantação Consciente, publicado de Editora LTR. Ao longo de sua carreira profissional, com consultor de sistemas de RH assessorou centenas de empresas, entre elas: Itautec, Metal Leve, Construtora CBPO, Duratex Florestal, Grupo Estado de São Paulo, Grupo Folha, UOL, Grupo Plaza, Shopping Ibirapuera, Shopping Morumbi e Pestalozzi. Em relação ao eSocial, através de palestras, cursos, mentoring e consultoria já auxiliou mais de 6 mil profissionais e 1200 empresas.
O Autor realiza uma série de atividades voltadas ao eSocial, dentre elas Treinamento In Company, Mentoring, Consultoria de implantação e Diagnósticos de Sistemas de Folha de Pagamento, SST e Ponto Eletrônico, a fim de detectar e recomendar eventuais ajustes necessários para o pleno atendimento ao eSocial e outras obrigações legais.
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