1/3/2011 é a data limite para que as exigências da portaria MTE 1510/2009, em relação ao REP – Relógio Eletrônico de Ponto, sejam cumpridas: agora é para valer, se você usa marcação de ponto eletrônica seu relógio precisa estar homologado!
Todavia, pouca evidência se tem dado ao Programa de Tratamento de Ponto, de utilização obrigatória desde a publicação da respectiva portaria, e de importância vital para que se possa apresentar ao Auditor-fiscal os documentos e arquivos solicitados. Entre eles merecem considerações especiais os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados , o ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) e o relatório “Espelho de Ponto”.
Imagine a situação em que empregados de uma empresa prestam atividades em vários estabelecimentos da empresa como aqueles que eventualmente transitam entre as diversas lojas de uma grande rede.
A portaria permite a marcação de ponto, pelos empregados, nos diversos estabelecimentos da empresa onde possa prestar seus serviços. Entretanto, apesar destas marcações fazerem parte do AFD (Arquivo Fonte de Dados) de cada estabelecimento onde foram marcadas, no AFDT e no Espelho de Ponto serão unificadas no do estabelecimento de vínculo do empregado.
O processo acima pode, em futuras fiscalizações, gerar dúvidas por parte do Agente do MTE, e serão necessárias explicações adicionais por parte dos gestores da empresa. Assim, como nem o AFDT nem o Espelho permitem elucidar este casos, será necessária a criação de documento paralelo, administrado pelo próprio sistema de ponto, onde constem estas situações e os motivos, tais como:
Empregado A, que tem seu vínculo com a Matriz, eventualmente presta serviço, e marca o ponto, nas filiais 1, 2 e 3. Neste, será necessária a existência de um relatório com todas as marcações do empregado e o local exato onde foram realizadas.
Lembrem-se, o AFDT e o Espelho de Ponto, a principio, devem espelhar o AFD, permitindo-se, porém, complementar as marcações (incluídas por digitação) e os respectivos motivos.
Não se pode confiar apenas na memória! Imagine, daqui a alguns anos, tentar explicar ao Agente do M T E a origem de uma marcação existente no AFDT e Espelho de três anos atrás, de um empregado que marcou o ponto em uma ou mais localidades entre as 10, 20, 30, 100 lojas que compõem os estabelecimentos da empresa! Ou pior ainda se a empresa tiver trocado de administrador do ponto!
Assim, a importância deste relatório está no fato de que nele fica tudo registrado.
Poderia não ser necessária a elaboração e geração deste relatório, caso o MTE autorizasse que o indicativo I – Inclusão, fosse utilizado também para estes casos, e, se no campo motivo, pudesse ser indicado a origem da marcação (nome do estabelecimento ou número do relógio).
Portanto, a escolha do Programa de Tratamento de Registro de Ponto assume um valor considerável e, deverá ser adequadamente avaliado pelas empresas que optarem pelo registro eletrônico de ponto.
Sobre o Autor
Valter Hitelman: Engenheiro Eletrônico. Diretor da Pantron Serviços e Comercio de informática; representante autorizado de REPs Henry e dos melhores sistemas de ponto eletrônico do mercado.
Site: www.pantron.com.br
e-mail: valter@pantron.com.br
