Os documentos resultam do exercício de funções atribuídas legalmente a um organismo público ou privado, estruturado. O contexto da produção documental (função e estrutura) é o elemento que prescinde todos os critérios arquivísticos, refletindo valores e tendências da sociedade contemporânea. É o contexto da produção o elemento determinante da autenticidade, integridade e originalidade do documento, inclusive de documentos eletrônicos.
Modernamente a avaliação de documentos é fundamentada no princípio da funcionalidade, isto é, no respeito às funções que o organismo desempenha.
Daí a importância de realizar os trabalhos de classificação funcional de maneira integrada à avaliação de documentos.
A classificação funcional permite atribuir o devido valor aos conjuntos documentais no contexto da produção, fundamento da avaliação científica. A classificação e a avaliação de documentos vêm sendo consideradas atividades tão importantes, que significam as maiores contribuições dos profissionais de Arquivologia para a implantação de políticas de gestão de documentos e sistemas de informação.
Os Arquivos constituídos de documentos da área de Recursos Humanos, assim como todos os das diversas áreas da administração pública ou privada, possuem um ciclo de vida que é dividido em três idades: corrente, intermediária e permanente.
Os Arquivos da primeira idade – correntes – são aqueles vigentes, freqüentemente consultados.
Os da segunda idade – intermediários – são os que já terminaram sua vigência e aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; são raramente consultados e aguardam uma destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Já os de terceira idade – permanentes – são os que mesmo perdendo a vigência administrativa são providos de valor secundário informativo, probatório ou histórico-cultural.
Os documentos da área de Recursos Humanos compõem séries documentais, classificadas com base no princípio da funcionalidade, que devem ser relacionadas na Tabela de Temporalidade, com prazos de guarda definidos durante o processo de avaliação.
A avaliação consiste em identificar valores para os documentos (imediato ou mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos, a eficiência administrativa e a preservação do patrimônio documental.
A avaliação de documentos é parte da Gestão Documental, descrita na Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1.991, Artigo 3º, como o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediário, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. A avaliação de documentos é, portanto, uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas instituições públicas, quanto privadas.
A destinação final dos documentos resulta de um programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação daqueles desprovidos de valor informativo, probatório ou histórico-cultural.
Nesse contexto, a administração pública ou privada desempenha a função de “gestão de recursos humanos” constituída de sub funções, atividades e séries documentais internacionalmente reconhecidos, tais como: prontuários de funcionários, controle de freqüência e folhas de pagamento, controle de atividades de medicina e higiene do trabalho, averiguação de processos disciplinares, dentre outros documentos.
Em que pesem os diferentes prazos de vigência, prescrição e precaução; diferentes prazos de guarda e destinação de documentos da área de Recursos Humanos, há que considerar o disposto na Constituição Federal, art. 7º, inciso XXIX “ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho.” (Redação dada pela Emenda Constitucional nº 28, de 25/05/2000).
Os servidores públicos municipais seguem o Estatuto definido pela Lei Orgânica do Município que estabelece, de uma maneira geral, 5 anos prescricionais.
A temporalidade de documentos, inclusive de Recursos Humanos, depende do valor intrínseco do documento, isto é, é ou não provido de valor informativo, probatório, testemunhal, técnico, técnico-científico ou histórico-cultural.
As Tabelas de Temporalidade, portanto, nada mais são que instrumentos facilitadores de identificação desses valores com fundamento, inclusive, na legislação vigente.
Sobre a autora:
Maria Aparecida de Lima Bastos é graduada em Pedagogia e Letras, Diretora-técnica do Arquivo Municipal e Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Município de Barueri.
