A Delegação e a classificação das tarefas com base na sua Urgência e Importância

Tendo estado algum tempo afastada da escrita por inúmeros motivos e tarefas, umas importantes, outras urgentes e sem poder delegar nenhuma delas, não consegui, no entanto, resistir à tentação de lançar um tema de discussão nos Grupos Linkedin a que pertenço, sobre precisamente esta temática: A classificação das tarefas com base na sua Urgência e Importância, a dificuldade que os gestores têm em fazer a devida distinção entre elas e a enorme dificuldade em usar uma das ferramentas mais importantes da Gestão de Interesse Comportamental: A Delegação.

Neste momento posso finalmente escrever o artigo que está dividido em duas partes, que penso espelha bem o que se passa na maioria das Organizações e confirmado pelos testemunhos que fui recebendo: a ineficácia da maioria dos Gestores em fazer a distinção entre tarefas Urgentes e Importantes e que resulta na maioria das vezes da sua incapacidade em definir prioridades, e á grande dificuldade em Delegar e saber Delegar.

A incapacidade em fazer a distinção entre urgente e importante leva a considerar urgente o que é importante e importante o que é urgente, dando origem a perda de tempo, a conflitos internos, à desorientação e à inevitável desmotivação.

Mas afinal o que é uma Tarefa Urgente? De um modo geral as pessoas estão de acordo que uma tarefa urgente é algo que obriga a uma intervenção imediata.

Segundo um dos comentários que recebi e com o qual concordo plenamente diz “…no contexto da gestão empresarial, a palavra urgente é um adjectivo que coloca sobretudo a questão do tempo como factor decisivo para a realização de uma qualquer acção, e a sua importância pode ser relativamente baixa e advir somente dessa condição de exigência temporal. ”

E o que é uma Tarefa Importante? Existe de um modo geral uma grande dificuldade em definir o que é importante. Existem muitas técnicas para definição do que é importante como a Matriz de GUTO ou a Matriz BASICO, conforme referiu um dos colegas brasileiros, ou técnicas mais ou menos específicas desenvolvidas propositadamente para um determinado projecto, no entanto, a base para definição do que é uma tarefa urgente será sempre aquela que estando dentro da Escala de Valores do gestor e da organização em que está inserido leva á obtenção dos resultados/objectivos que vão ao encontro do plano estratégico da organização.

Para isso as empresas devem ter uma Visão, que consiste em definir os objectivos para o futuro e uma Missão, que tem a ver com o “Como Fazer”. A grande dificuldade de muitos gestores em fazerem a distinção entre urgente e importante é resultado, muitas vezes, do completo desconhecimento da Visão da empresa.

No livro “Os 7 hábitos de gente altamente eficaz” de Stephen R. Covey, a definição de prioridades e o respeito pelas mesmas é considerada a essência da gestão de actividades.

Para a sua definição é utilizada uma matriz de prioridades na qual os dois aspectos que ajudam a fazer esta definição são a urgência e a importância.

Segundo esta matriz recomenda-se que o gestor invista pelo menos 80% do seu tempo em tarefas Não Urgentes e Importantes de modo a que se verifique uma real eficácia da gestão pessoal e da organização, delegando parte ou a totalidade das restantes.

O gestor não deve querer fazer tudo, deve saber delegar utilizando os pontos fortes de cada colaborador. Como dizia um dos meus companheiros de Grupo ”…. saber gerir é saber usar a capacidade de movimentar todas as peças…como no jogo do Xadrez.,…de acordo com as suas potencialidades e de acordo com as circunstâncias de cada momento.”

Ora aqui está o grande problema da maioria dos gestores: Saber e Querer Delegar!

O Querer é muito importante, mas para isso o gestor deverá saber fazer uso de uma das funções mais complexas e importantes da Gestão de Interesse Comportamental: A Delegação

A Delegação está intimamente ligada á capacidade do Gestor em seleccionar as tarefas que realmente são importantes e que devem ser feitas por ele e quais as que pode delegar e a quem delegar.

Peter Drucker  escreveu: “Qual é a decisão mais importante que um executivo tem de tomar? Quem faz o quê!”

A segunda parte do artigo será sobre as Etapas da Delegação, Suas Vantagens e os Bloqueios á sua Utilização.

obs: este artigo, propositadamente, foi postado em sua formatação original, com o português normalmente utilizado em Portugal!

Sobre a autora:

Helena Rollo é Licenciada em Engenharia Civil pelo IST – Instituto Superior Técnico – Lisboa. Pós-Graduação – módulos em Gestão de Projectos e Comportamento Organizacional. Practitioner em PNL – Certificação Internacional pelo ITA – International Trainers Academy of NLP. Project Management e Especialista em Infra-estruturas Hidráulicas em projectos como a EXPO’98 e o Metro do Porto. Directora de Departamento e de Projecto na empresa DHV – Empresa de Projecto, Consultoria, Gestão e Fiscalização.

e-mail: mhrollo@sapo.pt