Team Leader de Customer Success, da ilegra
Ficar atento aos chats e e-mails é contraproducente. No futuro do trabalho, a autogestão é fundamental, e isso passa por foco e senso de urgência. Com a mudança do formato presencial para o remoto, acelerado em grande parte pela pandemia de Covid-19, as equipes acabaram por se distanciar tanto fisicamente quanto em tempo. E a comunicação que antes era feita diretamente com o colega ao lado, de modo síncrono, agora é realizada por meio de canais para intermediar essas trocas diárias com colegas que estão em outro espaço-tempo, de modo assíncrono.
Obviamente, nós sempre tivemos o nosso tempo para realizar as atividades, mesmo no formato presencial. Afinal, quem nunca colocou aquele fone de ouvido ou trocou de sala (para aqueles que tinham essa possibilidade) para conseguir focar e realizar as entregas? Essas são/eram maneiras de autogerir nossas atividades no escritório.
O trabalho remoto fez com que desenvolvêssemos ainda mais a nossa autogestão. Como consequência, nos colocou em tempos e lugares diferentes. Outro fator muito relevante nessa complexa equação é o imediatismo da nossa sociedade, em que a comunicação é rápida, praticamente instantânea, com as redes sociais e seus Feeds de conteúdos infinitos.
A cada momento, uma notícia nova, um like novo, uma notificação nova… e, sem perceber, trouxemos esse modus operandi para o nosso cotidiano. Queremos respostas imediatas, ASAP, para qualquer questionamento, sem pensarmos que a outra pessoa tem também as suas atividades, rotinas e processos. Mas quantas vezes recebemos uma mensagem e deixamos para responder depois?
Para falar sobre comunicação assíncrona e seus benefícios para este novo futuro que estamos vivendo, no presencial ou no remoto, é preciso avaliar: é urgente mesmo ou só estou sendo imediatista?
O que é comunicação Síncrona e Assíncrona?
A comunicação síncrona refere-se àquela direta, ao vivo, cuja resposta é imediata. Por exemplo, quando estamos conversando com uma pessoa presencialmente, por ligação telefônica ou videochamada. Neste caso, ela pode ou não ser intermediada por meios eletrônicos.
Já a comunicação assíncrona é aquela em que as pessoas não estão necessariamente no mesmo espaço/lugar e/ou tempo. Posso enviar um e-mail para um colega de sala para ser respondido depois ou posso falar com outro colega pela chat que está em outra cidade. Em ambos os casos, o tempo é um fator determinante, pois eles podem não estar disponíveis no mesmo tempo que eu, podendo responder em outro momento. Whatsapp, e-mail, chat, direct e messenger são exemplos deste cotidiano.
Benefícios da comunicação assíncrona no nosso dia a dia
- Gera mais qualidade de vida e, consequentemente, um trabalho mais produtivo, pois dá mais autonomia para gerenciar as atividades diárias, principalmente para equipes que estão em modelos híbridos ou remotos;
- Produtividade: não é preciso parar suas atividades para entrar em uma reunião que poderia ser um e-mail;
- Estimula o poder de síntese da informação na elaboração do texto;
- Diminui a ansiedade, já que a resposta não precisa ser imediata;
- Prioriza a comunicação escrita. Com o trabalho remoto, as pessoas estão em lugares diferentes, em um fuso horário diferente. Agendar uma reunião para perguntar ou saber sobre determinados assuntos é mais oneroso do que benéfico;
- Desenvolve a colaboração: a cooperação coletiva é importante para sanar dúvidas, orientar a equipe na busca de soluções de problemas e para a elaboração de ações criativas, otimizando o tempo e a produtividade de todos;
- Exercita a habilidade em priorizar tarefas.
Alguns pontos de atenção para uma comunicação assíncrona de sucesso
- Ter empatia com a rotina diária de seus colegas é um passo primordial para que seja frutífera;
- Não precisa ser agora, mas não deixe de responder às pessoas. Ninguém gosta de vácuo;
- Senso de urgência – Ninguém quer ficar sem resposta, não é mesmo? Por isso, temos que saber mensurar se determinado questionamento é realmente urgente e comunicar isso na mensagem. Se sempre é urgente, nunca é urgente, certo?;
- Defina os meios de comunicação – Importantíssimo, se não fundamental, é definir com a equipe e parceiros de trabalho quais são os canais preferenciais e utilizar apenas os oficiais. Na maioria dos casos, o Google Chat ou o Slack são os escolhidos. E a não ser que a empresa disponibilize o contato Business, o Whatsapp não é um canal oficial de comunicação. Ele é seu contato pessoal;
- Uma habilidade importante é saber/conseguir se autogerir. Ter organização e planejamento nas suas atividades colabora significativamente para uma execução cadenciada, sem atropelos e urgências desnecessárias;
- Modelos de comunicação assíncrona podem ser muito simples. Ao invés de mandar frase [Enter] por frase [enter] ou encaminhar um “Olá, tudo bem?” e ficar esperando a interação da outra pessoa no chat, você pode encaminhar toda a mensagem de uma só vez, de maneira objetiva e cordial. A pessoa irá receber toda a informação e conseguirá te retornar de maneira mais assertiva.
Recursos que contribuem
O Google Chat é um ótimo recurso para se comunicar com colegas, parceiros e fornecedores. É possível ter uma dinâmica superfluida, em um layout bem intuitivo, além de poder fixar as pessoas ou grupos com que mais interage, criar uma meet na barra de ferramenta, acessar editor de texto, enviar e receber arquivos e gifs. Também possibilita colocar uma conversa como não lida, justamente para não esquecer daquela mensagem e, assim, não deixar ninguém no vácuo.
O Slack e o Discord são outros recursos bastante úteis e com uma usabilidade muito boa para a comunicação com a equipe, parceiros e fornecedores, com a possibilidade de integrações, edições de texto, envio e recebimento de arquivos e gif.
A comunicação síncrona sempre irá acontecer. É útil e inevitável, inclusive no trabalho remoto. A questão é que precisa ser normalizada e utilizada com boas práticas. Só assim os times conseguirão cada vez mais resultados positivos.
Sobre o Autor:
Felipe Schütz é Team Leader de Customer Success, da ilegra, empresa global de inovação, design e software.
