Palestra Realizada na FIESP
Para que as obrigações das relações trabalhistas sejam substituídas pelo eSocial, faz-se necessário que os órgãos que as instituíram, de acordo com a competência legal a eles atribuída, publiquem os atos normativos deixando claro o significado jurídico do eSocial no cumprimento de cada obrigação legal, que passará então a ser cumprida por meio deste ambiente digital. A “Folha de Pagamento” é uma delas.
Instituída pelo art. 32, inc. I, da lei nº 8.212, de 1991, empresa se vê obrigada a preparar folhas-de-pagamento das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, de acordo com os padrões e normas estabelecidos pelo órgão competente da Seguridade Social, que no caso é a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB).
Diante disso, a Receita Federal trouxe sua regra de substituição no art. 47 da Instrução Normativa nº 971/2009, que trata sobre o cumprimento das normas relacionadas às contribuições previdenciárias, incluindo os §§ 1-A e 1-B:
§ 1º-A Durante a implementação progressiva do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) e da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), conforme calendário fixado por Resolução do Comitê Diretivo do eSocial e por Instrução Normativa da RFB:
(…)
II – a obrigação acessória prevista no inciso III do caput (folha de pagamento) deverá ser cumprida na forma prevista no citado inciso e mediante o envio, com sucesso, dos eventos S-1200 e S-1210 ao eSocial, quando o envio destes se tornar obrigatório;
(…)
§ 1º-B Após a implementação do eSocial e da EFD-Reinf, em conformidade com o disposto no § 1º do art. 2º do Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, será emitido ato normativo da RFB fixando o termo a quo, a partir do qual as obrigações acessórias previstas nos incisos I, II, III, VIII, XI e XIII do caput passarão a ser cumpridas integralmente mediante o envio dos eventos pertinentes ao eSocial e à EFD-Reinf.
Como extrai-se da leitura do dispositivo, o valor jurídico das novas informações que virão pelo eSocial já correspondem à folha de pagamento dos empregadores, formada pelo conjunto dos eventos S-1200 e S-1210, e também a base remuneratória dos eventos S-2299 e S-2399. Esse valor jurídico está na norma que instituiu a obrigatoriedade da DCTFWeb, validando, portanto, o eSocial como sendo a própria folha de pagamento.
Atenção para a Mudança!!! Enquanto nas obrigações anteriores como GFIP, DIRF e RAIS a empresa apresenta apenas a massa salarial, contendo somente a base de cálculo consolidada, sem identificar a composição da remuneração, a partir do eSocial a empresa passa a apresentar mensalmente a sua folha de pagamento acompanhada da tabela de incidência, discriminando cada rubrica/verba devida e paga aos trabalhadores, integrantes e não integrantes da base de cálculo dos tributos e encargos, com a regra de incidência adotada pela empresa!
A empresa que deixar de preparar folha de pagamento das remunerações pagas, devidas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, empregados, avulsos e contribuintes individuais, de acordo com os padrões e normas estabelecidos pelo Receita Federal, incorrerá em multa de R$ 29.265,20 por não apresentar a folha ou R$ de R$ 2.926,52 por apresentar com incorreções ou omissões.
Os valores da multa são atualizados anualmente por Portaria, atualmente do Ministério da Economia e do Ministério do Trabalho e Previdência Social, sendo que o ato vigente em 2022 é a PORTARIA INTERMINISTERIAL MTP/ME Nº 12, de 17 de janeiro de 2022.
A penalidade é aplicada por verificação fiscal, portanto, o número de competências pode variar de acordo com o período constante do procedimento fiscal.
Para fazer a folha de pagamento corretamente, o empregador deve observar as regras previdenciárias previstas no art. 225, inc. I e §9º do Decreto nº 3.048, de 1999, conhecido como Regulamento da Previdência Social.
Desta forma, a folha de pagamento deve conter todos os segurados que receberam salário-de-contribuição pela empresa, deverá ser elaborada mensalmente, de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização, e deverá ainda:
- Discriminar o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;
- Agrupar os segurados por categoria, assim entendidos: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual;
- Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- Destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais;
- Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso; e
- Discriminar os segurados sujeitos à atividade que enseje aposentadoria especial de 15, 20 ou 25 anos.
Este modelo de informações foi estruturado dentro do eSocial, com as tabelas e os eventos não periódicos e periódicos. Destaca-se que a abrangência da tabela de natureza de rubricas da folha de pagamento demonstra claramente este conceito, de que a folha de pagamento deve conter todas as parcelas destinadas ao trabalhador, direta ou indiretamente, mesmo que não tenham incidências de tributos (IRRF e Contribuições previdenciárias) e encargos sociais (FGTS).
As rubricas que estão no processamento da folha de pagamento para geração dos valores a pagar para o trabalhador normalmente estão classificadas como provento ou desconto. Porém, em diversos casos a folha de pagamento precisa trazer as verbas que se destinam ao trabalhador, mas não são pagas diretamente pela folha, conforme procedimentos adotados pelas empresas, como cartões de premiações, combustíveis e alimentação.
Para estes casos, o eSocial permite que as rubricas de folha sejam classificadas como informativas, sendo normalmente usadas para as situações em que elas não são pagas pela empresa ao trabalhador, mas sim por um terceiro como INSS quando paga o auxílio-acidente, o soldo do serviço militar obrigatório, um expatriado pego pela empresa no exterior, mas por força de legislação precisa ser tributada ou incidir FGTS e outros encargos trabalhistas, mas também podendo ser usadas quando a empresas decide que outro processo vai pagar o trabalhador e não pela folha de pagamento.
Mas é comum as empresas não observarem o padrão estabelecido para elaboração da folha de pagamentos e desconsiderem a exigência de que todas as parcelas destinadas ao trabalhador devem nelas ser informadas, mesmo que não tenham incidência de tributos ou encargos e até que seja outro setor da empresa o responsável pelo pagamento.
A utilização das rubricas classificadas como informativas permite que a folha de pagamento da empresa esteja em conformidade com as normas e não seja necessário centralizar os pagamentos de diárias, reembolsos, alimentação, entre outros, fazendo apenas a centralização da informação de verbas devidas e pagas aos trabalhadores no processamento da folha.
Esta centralização da informação permitirá uma melhor gestão, consolidando os relatórios de custo de pessoal em todas as áreas e permitindo uma melhor comparação de performance, de custo e de passivos fiscais e trabalhistas, já que é uma questão de tempo para que malhas e rotinas automatizadas façam a auditoria e fiscalização do eSocial. Como se vê, para estar em conformidade e eliminar os riscos, basta querer.
Na buscar de maior esclarecimento sobre o tema, algumas situações práticas e concretas poderão ilustrar esta obrigatoriedade, razão pela qual enumero, abaixo, algumas decisões do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF) em processos de autuação das empresas que incorreram nas infrações de elaboração da folha de pagamento.
Sobre o Autor:
Daniel Belmiro Fontes: Formado em Relações Internacionais, especialização em Direito Tributário, Auditor-Fiscal da Previdência Social de 2004 a 2007, Auditor-Fiscal da Receita Federal do Brasil desde 2007, Professor de Direito Previdenciário desde 2008, Representante da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil no Conselho Nacional da Previdência Social de 2011 a 2017, gerente do projeto eSocial pela RFB de 2009 a 2014.
ACÓRDÃOS DO CARF
Acórdão 2402-005.795 – 4ª Câmara / 2ª Turma Ordinária – Bolsas de Estudos empregados
CONFECÇÃO DE FOLHAS DE PAGAMENTO EM DESCONFORMIDADE COM OS PADRÕES NORMATIVOS. INFRAÇÃO.
A elaboração de folhas de pagamento em desconformidade com os padrões estabelecidos pela Administração Tributária caracteriza infração, por descumprimento de obrigação acessória.
Auto de Infração – Imposição de multa pelo fato do contribuinte haver deixado de incluir em folha de pagamento os valores repassados aos seus empregados a título de educação.
Acórdão 2202003.549–2ªCâmara/2ªTurma Ordinária – Omissão de Trabalhadores Autônomos – CI
OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA. OMISSÃO DE SEGURADOS CONTRIBUINTES INDIVIDUAIS NA FOLHA DE PAGAMENTO. CORRETORES DE IMÓVEIS. CFL 30.
Constitui infração à legislação previdenciária, passível de aplicação de penalidade, a elaboração da folha de pagamento, pelo contribuinte, com omissão, no todo ou em parte, dos segurados contribuintes individuais a seu serviço, considerados estes como corretores de imóveis pessoas físicas. (Art. 32, I, da Lei n° 8.212/91).
Acórdão 9202004.008 – 2ªTurma – Bolsas de Estudos Dependentes
CONTRIBUIÇÕES PREVIDENCIÁRIAS – AUTO DE INFRAÇÃO – OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA – ARTIGO 32, I DA LEI N.º 8.212/91 C/C ARTIGO 225, I DO REGULAMENTO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL, APROVADO PELO DECRETO N.º 3.048/99 – NÃO ELABORAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTOS DE ACORDO COM OS PADRÕES.
A inobservância da obrigação tributária acessória é fato gerador do auto-de-infração, o qual se constitui, principalmente, em forma de exigir que a obrigação seja cumprida; obrigação que tem por finalidade auxiliar a fiscalização na administração previdenciária. Inobservância do artigo 32, I da Lei n.º 8.212/91 c/c artigo 225, I do RPS, aprovado pelo Decreto n.º 3.048/99.
A empresa é obrigada a preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais.
Assim, era obrigação da recorrente o preparo das folhas de pagamentos seja para os segurados empregados e contribuintes individuais, seja em relação as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração. Assim, mesmo que entendesse indevida a inclusão de determinadas verbas no conceito de remuneração deveria a empresa, incluí-las em folha de pagamento, conforme preceitua a lei. Conforme comprovado nos autos, tal elaboração não foi realizada na forma estabelecida.
Acórdão 2403002.398 – 4ª Câmara/3ª Turma Ordinária – Todas as verbas discriminadas na rescisão contratual
Assunto: Contribuições Sociais Previdenciárias Período de apuração: 01/01/2005 a 31/12/2005 FOLHA DE PAGAMENTO. ELABORAÇÃO. INFRAÇÃO.
Constitui infração, punível na forma da Lei, deixar de preparar folha(s) de pagamento(s), das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, de acordo com os padrões e normas estabelecidos, conforme disposto no art. 32, I, da Lei 8.212/1991, c
A empresa omitiu da folha de pagamento verbas discriminadas de rescisões de contrato de trabalho relativa aos segurados empregados vinculados ao Regime Geral de Previdência Social – RGPS, no período de 01/2005 a 12/2005, que as verbas correspondentes às rescisões de trabalho não são lançadas nas Folhas de Pagamentos Mensais de forma discriminada (cada rubrica), isto é, os lançamentos são feitos globalizados nas Folhas, sendo considerado como totalizador das parcelas sujeitas à incidência da contribuição previdenciária a verba 4026 – INCID INSS RESCISÃO
Acórdão 2301004.287 – 3ª Câmara / 1ª Turma Ordinária – Folha por Tomador de Serviço
AUTO DE INFRAÇÃO. DESCUMPRIMENTO DE OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA. FOLHA DE PAGAMENTO. ELABORAÇÃO EM DESACORDO COM AS NORMAS PREVISTAS. A empresa está obrigada a preparar folha de pagamento das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, de acordo com os padrões e normas estabelecidos pelo órgão competente da Seguridade Social.
Impugnação: Sustenta que em virtude da modalidade ou rotatividade na mão-de-obra técnica especializada, torna-se impraticável elaborar folha de salário e GFIP por tomador. Além disso, há demandas específicas que ficam a critério de cada tomador, quanto a volume e prazo de execução, período de faturamento, fator que exige grande mobilidade de mão-de-obra.
Voto Relator: Não obstante as alegações da recorrente de que não violou os dispositivos supra mencionados, entendo que razão não lhe assiste. Narra, claramente, a peça introdutória, que a infração foi caracterizada, portanto, quando se constatou que a recorrente não elaborou a folha de pagamento por estabelecimento e por tomador.
Acórdão 2401003.922 – 4ª Câmara/1ª Turma Ordinária – Prêmios
CONFECÇÃO DE FOLHAS DE PAGAMENTO EM DESCONFORMIDADE COM OS PADRÕES NORMATIVOS. INFRAÇÃO. A elaboração de folhas de pagamento em desconformidade com os padrões estabelecidos pela Administração Tributária caracteriza infração, por descumprimento de obrigação acessória.
Acrescenta que, mediante a análise das folhas de pagamento, arquivos de contabilidade e relação nominal de empregados contemplados pelo recebimento de prêmios, constatou-se que os valores pagos com habitualidade a título de premiação aos segurados empregados e contribuintes individuais não constam das folhas de pagamento elaboradas pela empresa
De acordo com o Relatório Fiscal, fls. 13/16, a autuada deixou de registrar em folha de pagamento os valores dos prêmios e bonificações pagos aos segurados empregados e contribuintes individuais, através de cartão eletrônico administrado pela empresa prestadora de serviços
Acórdão 2401003.828 – 4ª Câmara / 1ª Turma Ordinária – Prêmios
CUSTEIO – AUTO DE INFRAÇÃO – ARTIGO 32, I DA LEI N.º 8.212/91 C/C ARTIGO 225, I DO REGULAMENTO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL, APROVADO PELO DECRETO N.º 3.048/99 – NÃO ELABORAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTOS DE ACORDO COM OS PADRÕES.
A inobservância da obrigação tributária acessória é fato gerador do auto-de-infração, o qual se constitui, principalmente, em forma de exigir que a obrigação seja cumprida; obrigação que tem por finalidade auxiliar a SRP na administração previdenciária. Inobservância do artigo 32, I da Lei n.º 8.212/91 c/c artigo 225, I do RPS, aprovado pelo Decreto n.º 3.048/99.
A empresa é obrigada a preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais.
Assim, era obrigação da recorrente o preparo das folhas de pagamentos seja para os segurados empregados e contribuintes individuais, seja em relação as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração. Assim, mesmo que entendesse indevida a inclusão de determinadas verbas no conceito de remuneração deveria a empresa, incluí-las em folha de pagamento, conforme preceitua a lei.
Desse modo, a recorrente praticou a infração, pois a não indicação nas FOPAG dos referidos prêmios, constitui infração a legislação previdenciária, independente do entendimento do recorrente de que os valores não constituiriam salário de contribuição. Recurso Voluntário Negado
Acórdão – 2803004.026 – 3ª Turma Especial
PREVIDENCIÁRIO. CUSTEIO. AUTO DE INFRAÇÃO. FOLHA DE PAGAMENTOS. ELABORAÇÃO DE ACORDO COM AS NORMAS PREVISTAS. OBRIGAÇÃO.
Constitui infração punível na forma da lei deixar de preparar folhas de pagamentos das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, de acordo com os padrões e normas estabelecidos, conforme disposto no art. 225, I e § 9º, do Regulamento da Previdência Social – RPS, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99.
É obrigatória a inclusão em folhas de todos os pagamentos a segurados, independente da natureza salarial. Compete à autoridade fiscal identificar as parcelas integrantes ou não da base de cálculo das contribuições previdenciárias.
Trecho da Impugnação do contribuinte: As rubricas não incluídas como salários ou honorários e assim entendidas pela fiscalização, de fato não o são, pelo que improcedente é o auto de infração em discussão. O que, de fato, ocorreu é que verificando outros elementos da contabilidade a fiscalização entendeu que alguns pagamentos feitos a título de ressarcimento de despesas poderiam corresponder a pagamentos por serviços prestados e, assim, através de uma interpretação subjetiva dos fatos presumir o fato gerador.
Trecho da decisão: É, pois, obrigatória a inclusão em folhas de pagamento de todos os pagamentos a segurados, independente da natureza salarial. Compete à autoridade fiscal identificar as parcelas integrantes ou não da base de cálculo das contribuições previdenciárias Fonte: Conselho Administrativo de Recursos Fiscais. Acórdão nº 9202-004.008 – 2ª Turma.
