Pelo menos desde 2005, em razão de reajustes salariais retroativos, amparados ou não por acordo, convenção ou dissídio coletivo, os sistemas de folha de pagamento deveriam possibilitar, através de único comando do usuário, reprocessar todas as folhas de pagamentos de determinado período, incluindo as rescisões, férias e 13º salário.
Entretanto, o que se vê, em boa parte dos sistemas existentes, ou não oferece opção para reprocessamento da folha ou, quando oferece, o usuário é o grande responsável por comandar o reprocessamento, folha a folha, rescisão por rescisão, tornando o processo, além de moroso, muito trabalhoso e, sujeito a diversos tipos de não conformidades.
No atual momento, onde a fiscalização, principalmente a previdenciária, não tem braços suficientes para fiscalizar, no detalhe, todas as variáveis legais, o risco de autuações neste sentido é muito baixa. Entretanto, com o inicio de vigência do eSocial, em razão de fiscalização muita mais eficiente, realizada de forma on-line e real-time, o ideal é que todos os sistemas de folha de pagamento sejam ajustados e, permitam seus usuários que, com um simples comando, reprocessem todas as folhas em conformidade com a legislação vigente, conforme cada uma das seguintes situações. Vejamos:
Há alguns anos, com base nas Leis 8212/1991 e 8213/1991, que Previdência Social esclareceu e normatizou os procedimentos sobre reajustes salariais retroativos e seus impactos na folha de pagamento.
Entretanto, nem sempre as diretrizes estabelecidas são respeitadas pelas empresas, em parte por desconhecimento e, em parte, pelo fato de nem todos os sistemas de folha de pagamento possibilitar, de forma fácil, a correta aplicação das regras vigentes.
Para bem entender esta questão, primeiramente, devemos analisar tanto o prazo para pagamento dos salários, como os prazos para os recolhimentos, principalmente os previdenciários, sobre estes valores.
De acordo com o parágrafo primeiro do artigo 459 da CLT o pagamento do salário deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.
Por sua vez a Lei 8.212/1991, através do inciso I do artigo 22 e do inciso I do artigo 28, determina que, tanto a contribuição previdenciária da empresa, como do empregado, terá por base o total da remuneração paga, devida ou creditada a qualquer título, durante o mês! [grifei]
Assim, se há reajuste retroativo, obviamente, a remuneração devida de competências anteriores deve ser ajustada e, mesmo que o pagamento e/ou crédito seja na competência atual, para fins previdenciários, há necessidade de recalculo observando cada uma das competências afetadas pelo reajuste.
Obviamente, neste caso, além do recalculo das verbas (proventos e descontos) e pagamento respectivo ao trabalhador, será necessário rever os encargos, de acordo com cada competência e, sobre elas, realizar os recolhimentos complementares com multas e juros, em acordo com o estabelecido nos artigos 30 e 35 da lei 8.212/1991.
Entretanto, desde 2007, com a publicação da Instrução Normativa MPS/SRP nº 20/2007 que incluiu o artigo 136B à Instrução Normativa MPS/SRP nº 3/2005*, sobre as diferenças dos encargos, quando originárias de reajuste salarial decorrente, exclusivamente, de acordo, convenção ou dissídio coletivo, não incidirão multas e juros sobre o recolhimento da diferença dos encargos, desde que, recolhido no mesmo prazo dos encargos da competência atual.
*IN MPS/SRP nº 3/2005 foi substituída pela IN RFB 971/2009.
É bom ressaltar, entretanto, que qualquer outra possibilidade de reajuste salarial retroativo não isenta o empregador de recolher eventuais diferenças de encargos com as devidas multas e juros. Como exemplo, citamos o caso de empresas e órgãos públicos que, por motivo de caixa e ou orçamento, não efetiva o reajuste salarial de seus trabalhadores na época correta.
Também nos pagamentos em atraso, correspondentes aos valores devidos em competências anteriores, por exemplo, restituição de faltas e ou atrasos, pagamento complementar de horas extras, etc., será necessário o recolhimento, de eventuais diferenças nos encargos, com multas e juros.
Assim, para efeito de recolhimento dos encargos previdenciários, duas são as possibilidades. A primeira que, atualmente, encontra amparo no Artigo 108 da IN 971/2009, possibilita o recolhimento sem multas e juros. Já a segunda possibilidade, por não ter amparo legal estabelecido, as diferenças dos encargos devem ser recolhidos com multas e juros.
Quanto à elaboração da folha destas diferenças, no primeiro caso, ao elaborar folha das diferenças, atualmente, os valores devem ser informados, em separado, através da SEFIP da competência atual. Já para o segundo caso, a SEFIP da competência devida deverá ser retificada.
Desta forma, tanto a elaboração da folha de pagamento, como sua respectiva contabilização, deverá atender aos mesmos critérios estabelecidos para a SEFIP. Vejamos:
- Nos reajustes amparados pelo Artigo 108 da IN 971/2009 será elaborada folha complementar, observando-se a totalidade em cada competência, e, indicando as diferenças apuradas, inclusive o desconto do INSS e eventual diferença no salário família que, muitas vezes, em razão dos novos valores do salário de contribuição, pode deixar de ser devido ao trabalhador e, neste caso, o eventual valor pago, deverá ser descontado. Neste caso, a folha de pagamento destas diferenças, de cada competência ajustada, será inserida, em separado, e na sequencia, à folha de pagamento da competência atual;
- Nos reajustes que não encontram amparo legal, em acordo com o estabelecido no artigo 108 da IN 971/2009 seus parágrafos e alíneas, as folhas das respectivas competências devem ser retificadas.
Por fim, cabe ressaltar que, nos casos de reajustes salariais retroativos, diferente do praticado por muitas empresas, respectivas complementações são devidas, também, aos ex-empregados e, quando devido, inclusive sobre as parcelas do 13º salário, férias e suas respectivas médias, etc.
Assim, fica a pergunta, seu sistema está preparado para bem atender esta questão no eSocial?
fique em paz!
Sobre o Autor:
Odair Fantoni, Coach – Mentor – Holomentor®; Especialista Pós-graduado em Direito do Trabalho; profissional atuante a mais de 30 anos em RH e Sistemas de Gestão de RH; Palestrantes sobre temas diversos, entre eles: Danos Morais no Ambiente de Trabalho, Desoneração da Folha e eSocial; Atual Diretor de Conteúdo de RH da Nydus Systems e Diretor Presidente do informativo virtual RHevista RH;
E-mail: odair.fantoni@gmail.com
