Por que realizar o recadastramento interno dos colaboradores antes da qualificação cadastral junto ao eSocial?
Diversos são os motivos pelos quais recomendamos realizar previamente o recadastramento interno dos colaboradores. Entretanto, entendemos que a razão principal é reduzir a necessidade de ajustes por volta da qualificação cadastral junto ao eSocial!
Ao recadastrar os colaboradores, ocorrências comuns em muitas empresas, podem ser sanadas antes da qualificação cadastral e, entre elas citamos:
Nome do colaborador em desacordo com o existente na base que será utilizada pelo eSocial
A grafia do nome do colaborador, a ser informado ao eSocial, deverá ser exatamente igual ao existente na base que será utilizada pelo governo. Neste caso, mudanças de nome em razão de casamento, abreviações indevidas e, até mesmo inversões de caracteres, podem influenciar nesta informação. Assim, procedendo ao recadastramento prévio, estas irregularidades previamente serão ajustadas, evitando correrias de última hora.
Atualização do endereço e informação do tipo de logradouro;
É provável que nem todos os colaboradores estejam com seus respectivos endereços atualizados. Além do mais, alguns sistemas, não mantinham a informação, em separado, tipo de logradouro (rua, av, praça, etc.), necessária e obrigatória para o eSocial. Assim, o recadastramento possibilita, também, ajustar previamente estas informações pelo próprio colaborador.
Cadastro com numeração de documentos errados;
São comuns os casos, por exemplo, de inversão de dígitos no momento de alimentar os sistemas de folha de pagamento. Além disso, muitos sistemas, não obrigam a informação de alguns documentos que, a partir de agora, serão de informações obrigatórias ao eSocial. Nestes casos, a qualificação proposta pelo eSocial, não possibilitará o ajuste antecipado destas informações e, em alguns casos, não existindo a informação, deverá ser prestada, podendo gerar ao RH, de última hora, grande volume de ajuste.
Falta de informações como emissor, data de emissão e validade de documentos;
Ainda quanto a documentação do colaborador, diversos sistemas de folha de pagamento não obrigavam/obrigam a informação de data de emissão, emissor, UF do emissor, etc. de alguns documentos que, deverão ser, obrigatoriamente prestados ao eSocial.
Uma preocupação extra, entretanto, é com a data de validade de alguns documentos, como, por exemplo, da CNH pra motoristas e do registro em Ordem ou Conselho de Classe.
Recadastramento de Dependentes
Principalmente para Imposto de Renda e assistência médica é aconselhável o recadastramento dos dependentes, mostrando ao colaborador e, checando posteriormente, as possibilidades de dependência. Além disso, aos dependentes maiores de 18 anos a informação do CPF será obrigatória e, aconselhável aos maiores de 16 anos.
Sistema auxiliar de Recadastramento
Portanto, por todos estes motivos apontados e, outros mais, recomendamos proceder ao recadastramento dos colaboradores e, para esta tarefa aconselhamos a utilização de sistema que:
- Permita o acesso, através de login e senha, de cada colaborador da empresa e que, mostre todas as informações cadastradas, permitindo ajustes por parte dos colaboradores, se necessário.
- Permita, entre outros, que profissionais destacados para esta atividade, possam analisar previamente as informações originárias do recadastramento realizado pelos próprios colaboradores, aprovando ou não as eventuais alterações propostas, antes de oficializá-las no sistema de folha de pagamento.
- Permita, além do ajuste diretamente em tela, a impressão de formulário, com as informações anteriores e espaço para registro de nova informação (ajuste) para cada campo.
- Por fim, de preferência, que os colaboradores possam acessar via web o sistema de recadastramento. Desta forma, ele pode realizar os ajustes, por exemplo, de sua própria residência, onde, provavelmente mantenha toda documentação, suas e de seus dependentes.
Assim, fica a dica de utilização do sistema ARC.net eSocial da empresa Nydus Systems que, entre outros, possibilita contempla todas estas facilidades citadas e, permite o recadastramento de forma rápida e eficiente!
Sobre o Autor:
Odair Fantoni, Coach – Mentor – Holomentor®; Especialista Pós-graduado em Direito do Trabalho; profissional atuante a mais de 30 anos em RH e Sistemas de Gestão de RH; Palestrantes sobre temas diversos, entre eles: Danos Morais no Ambiente de Trabalho, Desoneração da Folha e eSocial; Atual Diretor de Conteúdo de RH da Nydus Systems e Diretor Presidente do informativo virtual RHevista RH; Autor do livro eSocial Fácil: Implantação Consciente, publicado pela Editora LTr.
Serviço:
Entre palestras e cursos, no período de 12/09/2013 e 09/06/2016, o autor, desenvolveu mais de 4 mil profissionais sobre a questão do eSocial. As correlações existentes entre as exigências apresentadas no manual do eSocial e as obrigações previstas, tanto na CLT como em outras normas trabalhistas, Previdenciárias, Fundiárias e do Imposto de renda, são os diferenciais dos eventos desenvolvidos pelo autor.
Verifique novas datas de cursos e palestras solicitando informações através do e-mail odair.fantoni@gmail.com.
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