Comunicação e Tecnologia

A comunicação humana desenvolve-se em diversos campos de diferentes naturezas, dos quais podemos destacar dois pontos distintos: a comunicação em pequena escala, e a comunicação em larga escala ou comunicação de “massa”. Em ambos os casos, o ser humano passou a utilizar utensílios que passaram a auxiliar e a potencializar o processo de produção, envio e recepção das mensagens. A tecnologia passou a fazer parte da comunicação humana, assim como, passou a participar da maioria das atividades desenvolvidas pela humanidade ao longo do seu desenvolvimento. A comunicação começou desde a pré-história em que os primeiros seres humanos começaram por se comunicar através de pinturas rupestres e de gestos. A comunicação é uma evolução que não pára e está em constante movimento.

Dinamismo da Comunicação

Comunicação é uma palavra de sentido amplo e como tal abre um leque de possibilidades em vários segmentos. Com o surgimento de novas tecnologias, além da sofisticação e aprimoramento de métodos de comunicação já existentes, afloram a cada dia novas alternativas tornando mais dinâmicas as possibilidades de comunicação.

Essa evolução na área de comunicação é parte integrante da própria evolução do homem e da sociedade, mesmo porque é sabido que a comunicação está diretamente ligado aos sentidos humanos. Então basta dizer que hoje é impossível o homem deixar seus sentidos de lado simplesmente ignorando-os e deixando de comunicar-se, ou seja, é impossível o homem viver isolado a margem da sociedade. Na verdade as pessoas e a sociedade em si estão procurando aprimorar esses sentidos.

Para despertarmos o interesse das pessoas em algum serviço ou produto há a necessidade de algum estímulo nestes sentidos e para tanto, necessitamos de alguma forma/meio de comunicação. Se estes sentidos estão evoluindo e se aprimorando, vale dizer que para despertarmos interesse das pessoas e da sociedade como um todo está cada dia mais difícil e técnico.

O óbvio é que tudo conspira contra as organizações, independentemente do tamanho dessas. É sabido que para despertar interesses há a necessidade de se comunicar de alguma forma. Os segmentos de mercado correspondem a minúsculas parcelas dessa sociedade e essas pequenas parcelas estão cada dia mais sensíveis e por conseqüência exigentes. Daí vem a necessidade de usarmos não só todas as possibilidades de comunicação existentes mas fazer isso de forma correta no sentido de busca pertinente e individual de acordo com cada ramo de atividade, ou seja, atingir o segmento de mercado correto. Buscar não só os meios de comunicação corretos mas também utilizarmos a linguagem correta para cada tipo de mídia. Buscar não só o universo correto desses meios de comunicação mas também saber dosar as inserções em cada um deles. Com a evolução das novas tecnologias o termo comunicação amplifica ainda mais o seu significado, chegando deste modo a níveis de dinamismo que transcende a atualidade. Apesar disso, as decisões ainda são individuais dentro dessa sociedade.  

Importância da comunicação na Gestão

Na percepção da realidade, o ser humano vê o real através de seu filtro interno. O seu referencial é sempre ele próprio. Ao olhar, julga e percepciona.

Em plena era da comunicação, muitas empresas ainda não sabem como chegar ao público-alvo. A falha pode ter origem na ausência de um profissional capacitado para a função, o processo de comunicação vai além da troca de informações e deve caminhar lado a lado com o processo de gestão. O Gestor deve ter o olhar da pesquisa, o olhar técnico. É necessário recolher a individualidade e optar por uma postura metodológica.

Nunca se deve reduzir o mundo à diminuta consciência humana comum. Para o Gestor a leitura do mundo é instrumento de trabalho. O processo de leitura ocorre em três níveis: o sensorial onde se utilizam os 5 sentidos, o nível emocional, onde o conteúdo atrai de alguma forma e o nível racional onde se usa o intelecto.

Os gestores trabalham com objetos que nas suas interpretações desencadeiam essas dimensões e dão prioridade ou negam alguns aspectos durante essa interpretação do mundo. Por isso o Gestor precisa atentar-se para as diferenças entre o ver e o olhar. O “ver”, uma atitude involuntária, imposição das coisas sobre o sujeito, um registo espontâneo da superfície visível, onde o sujeito se acomoda. O “olhar”, uma atitude intencional, resultado do que se investiga, onde o sujeito pensa.

O “olhar” não é a substituição da espontaneidade e da criatividade pelo domínio da razão, é estabelecer uma relação deliberada com o mundo. O Gestor deve, portanto, desenvolver uma postura ética, científica e política, superando a contemplação anestesiada do “ver”, mas também a concentração exclusiva e excludente nas verdades.

Para estruturar de forma eficiente a comunicação, o gestor faz um trabalho com a concepção de que a comunicação empresarial vai além da transmissão de informação. Trata-se de um processo de estabelecimento de relação entre interlocutores, entre os sectores da empresa. Portanto, a discussão não deve ser limitada ao fluxo de informação, que também é importante, é preciso trabalhar a idéia de comunicação em conjunto com gestão. Não dá para isolar o fluxo de informação do processo de gestão.

As empresas mostram-se cada vez mais preocupadas com a comunicação pois as possibilidades de interação dentro das organizações aumentaram muito por conta do trabalho em grupo. Hoje, dentro das empresas, as pessoas articulam-se muito mais, relacionam-se muito mais, até pela necessidade do negócio. Conseqüentemente, as empresas articulam-se e interagem muito mais. Podemos dizer que o mundo hoje se comunica muito mais do que no passado, por conta da tecnologia da informação.

O maior problema hoje com a comunicação empresarial é que os executivos, os donos de empresa, pensam que entendem de comunicação. E comunicação é uma área muito especializada, por conta do momento histórico de crescimento das forças de produção. Na era que se convencionou chamar de pós-modernidade, as pessoas estão muito atentas aos discursos produzidos pelas empresas. É preciso ter profissionais que entendam de comunicação, que estudem o assunto. Comunicação não é para quem quer, é para quem pode trabalhar com ela. A comunicação é um campo de conhecimento acadêmico que estuda os processos de comunicação humana. Entre as subdisciplinas da comunicação, incluem-se a teoria da informação, comunicação intrapessoal, comunicação interpessoal, marketing, propaganda, relações públicas, análise do discurso, telecomunicações e Jornalismo.

Também se entende a comunicação como o intercâmbio de informação entre sujeitos ou objetos. Deste ponto de vista, a comunicação inclui temas técnicos (por exemplo, a telecomunicação), biológicos (por exemplo, fisiologia, função e evolução) e sociais (por exemplo, jornalismo, relações públicas, publicidade, audiovisual e meios de comunicação de massa).

A comunicação humana é um processo que envolve a troca de informações, e utiliza os sistemas simbólicos como suporte para este fim. Estão envolvidos neste processo uma infinidade de maneiras de se comunicar: duas pessoas tendo uma conversa face-a-face, ou através de gestos com as mãos, mensagens enviadas utilizando a rede global de telecomunicações, a fala, a escrita que permitem interagir com as outras pessoas e efetuar algum tipo de troca informacional.

No processo de comunicação em que está envolvido algum tipo de aparato técnico que intermédia os locutores, diz-se que há uma comunicação mediada.

O estudo da Comunicação é amplo e sua aplicação é ainda maior. Para a Semiótica, o ato de comunicar é a materialização do pensamento/sentimento em signos conhecidos pelas partes envolvidas. Estes símbolos são então transmitidos e reinterpretadas pelo receptor. Hoje, é interessante pensar também em novos processos de comunicação, que englobam as redes colaborativas e os sistemas híbridos, que combinam comunicação de massa e comunicação pessoal e comunicação horizontal.

Comunicação Empresarial

A Comunicação Empresarial vive, certamente, um novo momento. Profissionalizou-se, alcançou posição de destaque no organograma das organizações, é objeto de pesquisa em universidades e de amplos debates no mercado.

O discurso empresarial, freqüentemente, continua mascarando a realidade e, apesar do falatório geral, com raras exceções, a Comunicação Empresarial brasileira nada tem de estratégica ou de integrada. Muitas empresas de comunicação e muitos profissionais, infelizmente, têm vendido mais do que seu trabalho para as organizações: têm comprometido a sua própria identidade e sua consciência.

A Contexto Comunicação e Pesquisa prioriza a independência, a ética e a transparência. Por isso, a indústria tabagista, a indústria de bebidas alcoólicas (inclusive cerveja), a indústria de armas e as empresas ou entidades que agridem o meio ambiente, desrespeitam os seus colaboradores e os cidadãos, de maneira geral, encontrarão aqui profissionais combativos e vigilantes. Não fazemos acordo com elas e não as aceitamos como clientes. Temos como missão defender e praticar uma Comunicação Empresarial que concilia profissionalismo, ética e dignidade. Não abrimos mão deste princípio, sob hipótese alguma. Somos contra a hipocrisia e a mediocridade na Comunicação Empresarial.

A Comunicação Empresarial não se reduz ao “management” e deve ser vista como processo de construção da cidadania.

Gerenciamento da Comunicação no Projeto

Segundo o Project Management Institute (PMI), 90% do trabalho de um Gerente de Projetos está ligado com as atividades através da comunicação pois, ela é a base e essência para o sucesso do Projeto.

A comunicação é fundamental para integrar todas as partes envolvidas os chamados stakeholders e atender as expectativas de cada uma das partes no gerenciamento de um Projeto.

Mediante isto, vamos tratar de um assunto bem relevante no decorrer deste artigo: gerenciamento de projetos dando ênfase na comunicação.

Gerenciamento da Comunicação no Projeto

Falando um pouco mais tecnicamente, esta área de conhecimento o chamado “Gerenciamento das comunicações” emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final de todas as informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

Este processo fornece as ligações muitas vezes conturbadas e críticas entre pessoas afim de atender a uma expectativa real em busca do objetivo comum do projeto.

O gerente de projetos deverá ser a pessoa mais comunicativa podendo utilizar-se de um tempo excessivo para isto, afim de alinhar a comunicação através das informações, necessidades e expectativas do seu cliente e patrocinador, filtrando e repassando na linguagem comum aos analistas e desenvolvedores, ou seja, ligação direta com todas as partes interessadas.

Todos os envolvidos no projeto devem entender a real importância da comunicação e como ela afeta diretamente o projeto como um todo. Para isso, vamos citar alguns processos que podem ajudar no gerenciamento das comunicações do projeto, tais como:

• Planejamento das comunicações: servirá para determinar as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto.
• Distribuição das informações: atribuir, controlar e disponibilizar as informações necessárias as partes interessadas no projeto no momento adequado.
• Relatório de desempenho: coletar e distribuir as informações em todo o ciclo de vida do projeto. Isto inclui o relatório de andamento e acompanhamento do projeto, medição do progresso e previsão através de baselines enviados periodicamente.
• Gerenciar as partes interessadas: principal forma de gerenciamento das comunicações satisfazendo os requisitos das partes interessadas, gerenciando possíveis conflitos no projeto. Lembre-se que o GP deve ser o facilitador e principal comunicador durante o projeto como um todo para obtenção do sucesso do mesmo.

Os exemplo de processos citados acima, estão integrados junto a outras áreas de conhecimento. Cada um deles poderá ter o envolvimento e esforço de uma ou mais pessoas ou grupos baseado nas necessidades do projeto. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos unidos a uma ou mais fases caso o mesmo se divida em fases.

Os possíveis eventos baseados na comunicação sendo eles positivos ou negativos são fatores determinantes para o sucesso do projeto.

Gerenciando Conflitos

A comunicação durante o projeto nem sempre é positiva. Precisamos estar preparados para suportar os conflitos e gerenciá-los quando ocorrer, pois isto é uma prática real e cotidiana que ocorre naturalmente e em inúmeras vezes durante todo o processo de implantação de um projeto e o principal fator resultante de conflitos é a falta de comunicação.

Falando um pouco sobre o gerenciamento de conflitos, para que este seja bem-sucedido deverá ocorrer uma relação de confiança e estabilidade entre os envolvidos para resultar maior produtividade e relações duradouras de trabalho.

Fontes de conflito podem ser iniciadas por qualquer um dos stakeholders e em qualquer momento no decorrer do projeto.

Podemos exemplificar como sendo uma forma de conflito durante um projeto quando ocorre em um dado momento por exemplo, a escassez de recursos do fornecedor (analistas, desenvolvedores) ou em que o próprio Gerente de Projetos esteja envolvido com inúmeros outros projetos e não consiga dar atenção necessária e igual a todos os clientes e fornecedores.

Regras básicas da equipe, normas de grupo e práticas sólidas de gerenciamento de projetos, como planejamento das comunicações e definição de funções, reduzem a quantidade de conflitos. Quando gerenciadas adequadamente, as diferenças de opinião são saudáveis e podem aumentar a criatividade e melhorar a tomada de decisões. Quando as diferenças se tornam um fator negativo, os membros da equipe do projeto são inicialmente responsáveis pela resolução de seus próprios conflitos e o GP deve estar alinhado a todos afim de tentar reduzir por fim a zero estes conflitos que venham a ocorrer. Se o conflito aumentar, o GP deverá entrar em ação e buscar uma resolução satisfatória sem deixar cair no descrédito o projeto.

O conflito deverá ser tratado sempre no início e geralmente em particular, usando uma abordagem direta e colaborativa. Se o conflito prejudicial continuar, será necessário usar procedimentos cada vez mais formais, inclusive a possível utilização de ações disciplinares.

Sobre a autora:

Fabiana Segatto é Executiva de Projetos e Processos, formada em Administração de Empresas pela UniABC (2004), MBA em Gestão de Projetos em TI pela Faculdade Cruzeiro do Sul (2008), certificada PMP desde 2008, ITIL v3 desde 2007, BPM desde 2007, SCRUM desde 2009. Mais de 10 anos de experiência na área de TI e consultoria atendendo a região Andina (Bolívia, Colômbia, Venezuela, Chile e Equador). Professora de Espanhol e do Segundo ano de TI da UNIP/SP. Participação em Workshops para Gestão de Projetos PMI, Processos BPM, e Infraestrutura ITIL. Proprietária da Segatto Consultoria e Treinamento e Fundadora do Instituto Segatto.

e-mail: contato@segattotecnologia.com.br

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