Existe Desperdício de Tempo nas Organizações? Será que Diariamente nos Empenhamos em Actividades que Consomem Recursos e Tempo e Não Acrescentam Valor?

É comum nos dias que correm falar-se em Produtividade, ou melhor na falta dela. São poucos os países da Europa em que este tema não seja abordado e não se tentem encontrar as mais variadas explicações.

Não querendo encontrar aqui uma explicação para o problema, pois nunca existe só uma explicação para problemas tão complexos como estes, pretendo no entanto abordar algumas das actividades que além de consumirem recursos e tempo, não acrescentam qualquer valor a uma organização.

O pensamento LEAN considera que apenas uma pequena parte do tempo e esforço de uma organização é convertida em valor e que todas as actividades que não acrescentem valor ao produto devem ser eliminadas. O pensamento LEAN baseia-se pois num conjunto de princípios que visam simplificar o modo como uma organização produz e entrega valor aos seus clientes, concentrando-se somente nas actividades que acrescentam valor e eliminando todo o desperdício.

Segundo Shoichiro Toyota , Presidente da Toyota, “Desperdício é tudo para além da quantidade mínima de equipamentos, materiais, componentes, espaço e Tempo dos trabalhadores, necessária para acrescentar valor ao produto.”

Existe efectivamente hoje em dia, um claro desperdício de tempo nas organizações. Mais de 80% do tempo de uma organização é despendido em actividades que não acrescentam valor.

O problema é tanto mais grave quando perder tempo em qualquer actividade empresarial significa Perder Competitividade!

Algumas das actividades e atitudes que mais tempo e recursos consomem nas organizações são bem conhecidas de todos. São elas:

• Reuniões
• Mau funcionamento dos Canais de Comunicação
• Adiamento de Tarefas
• Telefone e Internet

Fazer Reuniões hoje em dia é um dos passatempos de muitas das nossas organizações. Fazem-se reuniões por tudo e por nada e sem critério nas participações. Na maioria das vezes só 10% dos presentes numa reunião contribuem efectivamente para essa reunião.

• Faça uma reunião quando for realmente necessária – muitas delas são desnecessárias, consomem tempo e muitas vezes os resultados são nulos.
  As reuniões devem ser feitas apenas quando o proveito compensar os gastos!
• Elabore uma ordem de trabalhos tendo em conta a Regra de Pareto (só 20% interessa tratar) e comunique-a com antecedência aos convocados para a reunião.
• Não prolongue as reuniões por mais de 90 min. A concentração dos participantes diminui ao fim desse tempo.
• Faça um resumo no fim da reunião e envie a acta no mesmo dia ou no dia seguinte.
• Controle o que está a ser feito segundo o definido em acta. A falta de controlo é a maior falha das reuniões!

O Mau funcionamento dos Canais de Comunicação pode conduzir a perdas de tempo significativas inclusivamente à perda de negócios. São situações que traduzem uma falta de eficácia notável pois a comunicação é uma das 6 funções da Gestão de Interesse Comportamental.

O Adiamento de Tarefas é algo comum nas organizações. Segundo a Regra de Pareto apenas 20% das nossas actividades são responsáveis por 80% dos resultados, no entanto, a maioria das pessoas adia precisamente os 20% de actividades Mais Importantes e dedicam-se aos 80% de tarefas Menos Relevantes, ou seja, ás que pouco contribuem para os resultados.

Algumas das razões para esta situação são:

• Receio de Falhar
• Não saber como fazer
• Tarefa aborrecida
• Falta de tempo
• Estabelecer padrões muito elevados

O Telefone pode ser um óptimo meio para ganhar tempo mas também pode ser o oposto.

Quando efectuar chamadas utilize a técnica TEA :

• Tell (propósito da chamada numa breve frase)
• Explain (exponha o problema directamente)
• Action (o que pretende fazer ou o que pretende que o outro faça)

No final deve voltar a repetir o que foi acordado.

Quando receber chamadas deve Saber Ouvir e Compreender!

A Internet, já não passamos sem ela, o problema surge quando é usada no local de trabalho para outros fins que não o trabalho. Infelizmente devido a este facto, muitas empresas proibiram recentemente o uso da Internet.

Tendo em conta as actividades referidas, que correspondem a uma percentagem mínima dentro do universo de actividades que não acrescentam valor á organização, mas que consomem recursos e tempo, caberá aos Gestores ter a sabedoria de não só eliminar algumas e melhorar e rever o funcionamento de outras, como dar o exemplo, de modo a que a Produtividade seja definitivamente considerada a essência de qualquer organização.

Peter Drucker dizia: “Um gestor eficaz e que pretende que a sua equipa também o seja pergunta sistematicamente : isto ainda vale a pena ser feito? Se não for ele elimina essa tarefa de modo que os seus colaboradores fiquem libertos para se concentrarem nas tarefas que fazem muito bem e que marcarão a diferença nos resultados do seu trabalho e da organização”.

Bibliografia: Textos de apoio ao Curso de Comportamento Organizacional, CENERTEC – Centro de Energia e Tecnologia, Abril de 2010

obs: este artigo, propositadamente, foi postado em sua formatação original, com o português normalmente utilizado em Portugal!

Sobre a autora:

Helena Rollo: Licenciada em Engenharia Civil pelo IST – Instituto Superior Técnico – Lisboa. Pós-Graduação – módulos em Gestão de Projectos e Comportamento Organizacional. Practitioner em PNL – Certificação Internacional pelo ITA – International Trainers Academy of NLP. Project Management e Especialista em Infra-estruturas Hidráulicas em projectos como a EXPO’98 e o Metro do Porto. Directora de Departamento e de Projecto na empresa DHV – Empresa de Projecto, Consultoria, Gestão e Fiscalização. PMF – Project Management Framework e PMS – Project Management Simulation – Cursos certificados pelo PMI – Project Management Institute. Certificado de Aptidão Pedagógica (CAP) de Formador – Curso acreditado pelo IEFP.

e-mail: mhrollo@sapo.pt