A administração do tempo de um Gerente ajuda a prevenir ou minimizar problemas que poderiam interromper seu trabalho no dia-a-dia.
Novos Gerentes que não sabem administrar o tempo podem se afundar em papeladas e ignorarem seus subordinados, ou serem ignorados por eles. Dessa forma, uma das primeiras tarefas de um novo Gerente é desenvolver algumas regras para cuidar dos papéis acumulados na sua mesa. Sendo assim, veremos a seguir algumas dicas para o Gerente moderno saber administrar melhor seu precioso tempo:
- Defina algumas diretrizes para classificar, priorizar e responder as correspondências.
- Cuide de cada documento apenas uma vez.
- Não deixe acumular correspondências.
- Prepare frases e padrões para usar em memorandos, cartas e relatórios rotineiros.
- Prepare gráficos, cronogramas ou outros recursos visuais para acompanhar e apresentar os prazos e a situação dos relatórios, projetos e trabalhos urgentes.
- Classifique a correspondência em arquivos por categoria e resista à pasta de “ assuntos diversos “ , pois ela pode se transformar em monstro.
- Elimine os longos relatórios dos arquivos. Não armazene cópias de arquivos antigos ou obsoletos.
As aplicações das técnicas abaixo irão ajudar o Gestor a acompanhar os itens que necessitarão de atenção futura, a minimizar as interrupções e a demonstrar como empregar melhor seu tempo:
- Mantenha uma pasta sanfonada para os dias do mês, garantindo que itens importantes estarão visíveis na data necessária.
- Organize sua mesa e sua área de trabalho para uma eficiência máxima. Coloque ao seu alcance arquivos, cestas de lixo, livros e outros itens freqüentemente usados.
- Mantenha um registro de tempo numa agenda para ajudá-lo a analisar como e onde o gastou o tempo e como utilizá-lo eficientemente. Anote a cada 1 ou 2 horas e durante vários dias, a natureza do trabalho que está realizando a fim de verificar que atividades lhe tomam mais tempo: (a) reunião com subordinados; (b) reunião com a diretoria; (c) retorno das ligações; (d) escrever um relatório; (e) ler correspondências; (f) reprogramar trabalho; (g) classificar materiais, etc… . Após identificar as tarefas que lhe tomam mais tempo, classifique-as e em seguida aponte as que você: (1) pode realizar com mais eficiência, (2) pode delegar para colaboradores e (3) agrupá-las e realizá-las todas de uma só vez.
- Utilize o tempo fragmentado produtivamente: são os 5 ou 10 minutos gastos esperando uma reunião começar. Não despreze essas porções de tempo; pois se usá-las para refletir, rever urgências, editar memorandos ou delinear sua programação da próxima semana você perceberá que o seu valor é impressionante.
- Gerencie sua política de porta aberta: uma porta aberta pode ser o convite ao caos. Você não pode distanciar-se ou tornar-se inacessível à sua equipe, mas saiba gerenciar essa facilidade de acesso se quiser realizar algum trabalho.
- Gerencie seu tempo ao telefone: para retornar as ligações, organize seu dia para fazer isso de uma só vez.
- Domine técnicas de leitura dinâmica: existe uma avalanche de correspondências internas, artigos e livros que exigirão sua eficiência em leitura.
A administração do tempo dá prioridade à eficácia sobre a eficiência, pois esta se refere apenas a quão “bem” você faz algo. O teste da eficácia determina se você deveria estar fazendo aquilo. Dessa forma, lembre-se de Peter Drucker: _ “Melhor fazer a coisa certa do que fazer certo as coisas”.
Pergunte-se sempre se você está se concentrando em resultados ou em atividades, pois ao se concentrar em determinadas atividades ao final do dia você não terá realizado absolutamente nada. Veja como fazer para se concentrar em resultados: Não se absorva em atividades do dia-a-dia. Isso requer autodisciplina. Estabeleça objetivos específicos e persiga-os vigorosamente. Objetivos específicos são definidos como (a) Escritos; (b) Mensuráveis; (c) Expressos em resultados, não em atividades; (d) Realistas e Desafiadores, porém Alcançáveis; (e) Ligados às Datas de Realização
- Concentre-se primeiro em tarefas importantes e urgentes, pois freqüentemente você se verá perseguindo tarefas urgentes (mas, não importantes).
- Dê prioridade à eficácia, pois não há razão para realizar um trabalho mais eficiente se você não devesse nem fazê-lo.
OBSERVAÇÃO: não permita que suas listas diárias o deixem “doido”, pois sempre haverá mais de um Cliente potencial a visitar ou mais uma tarefa (relativa a Clientes) a fazer. E, para o bem de sua sanidade, lembre-se de que você não pode fazer tudo, pois o tempo realmente acaba.
Portanto, revise sua lista e se avalie constantemente. Defina suas prioridades baseadas na sua importância para solução de problemas e alcance das metas, e não naquilo que é mais fácil. Abaixo, algumas formas de derrotar os “ladrões do tempo”:
- Para garantir eficácia, retire de sua mesa tudo que for desnecessário e coloque as distrações à sua retaguarda. Trabalhe em uma coisa por vez.
- As pastas divisórias são baratas, portanto use-as amplamente. Não se atrapalhe com papéis perdidos.
- Comece um arquivo de acompanhamento (pastas numeradas de1 a31 e outras de janeiro a dezembro). Um projeto a ser completado em maio vai para a pasta etiquetada “MAIO”.
- Nunca use sua caixa de entrada como caixa de “permanência”, pois se assim for você mexerá nesses papéis até a eternidade.
- Não se distraia com solicitações banais.
- Desenvolva formulários para cuidar de tarefas rotineiras.
- Quando não tiver muito tempo disponível para fazer um trabalho, faça-o custe o que custar.
Sobre o autor:
Julio Cesar S. Santos: Professor, Consultor, Palestrante e Co-Autor do Livro: “Trabalho e Vida Pessoal – 50 Contos Selecionados”. Graduado em Administração com MBA em Marketing. Elaborou o curso de “Gestão Empresarial” e atualmente ministra Palestras e Treinamentos Sobre Marketing, Administração, Técnicas de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos.
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