A nova obrigação federal, eSocial, já está em vigor e muitos profissionais de RH ainda encontram dificuldades para implantá-lo ou nem começaram. Tenho percebido algumas questões bastante sérias que levam a entender a razão dessa realidade.
Primeiramente o eSocial ficou exclusivamente na mão do responsável, e às vezes, tão somente na linha operacional do Departamento Pessoal, ou do responsável por TI, como se fosse um simples arquivo de dados que temos que enviar ao governo. Ledo engano; é muito mais que isso e permeia todas as áreas da empresa.
Por outro lado, percebo também que muitos dirigentes responsáveis pelas empresas, sejam eles diretores contratados ou os próprios donos, não sabem ou não se deram conta do tamanho da responsabilidade que é essa nova obrigação. Infelizmente, também associaram essa determinação como um simples arquivo que o “o pessoal do DP e TI estão cuidando com o novo sistema de folha que já foi instalado”. Mal conhecem ou pararam para pensar sobre as consequências futuras que isso vai trazer para a empresa e seu resultado de negócio. Associam o eSocial como o SPED Contábil, que foi implantado há alguns anos em todas as empresas; mais um arquivo de dados, simplesmente. Não é nada disso. Essa é a grande questão que vai trazer sérios danos e muito custo para as empresas.
O eSocial veio para que todas as empresas provem, por meio dos arquivos de informações obrigatórias, que elas cumprem a totalidade das obrigações legais, trabalhistas, tributárias, previdenciárias etc. Haverá cruzamento das informações do SPED Contábil com os arquivos já existentes na Receita Federal e também com o eSocial. Tudo o que a lei exige será fiscalizado eletronicamente, não haverá perdão, o governo não precisará mais de fiscal para isso, ele vai fiscalizar cem por cento das empresas, em tempo real, em todas as suas obrigações. As multas, na sua maioria, serão automáticas e quando não forem, o fiscal virá até a empresa ou exigirá que se apresente documentos nos órgãos competentes.
Isso significa que todas as práticas relacionadas ao trabalho têm que ser revistas e ajustadas antes de iniciar o eSocial; todos os processos de RH, Folha, DP etc, devem ser revistos; assim como todos os benefícios concedidos e todas as verbas da folha. Não é somente uma questão de implantar um sistema de folha novo; o sistema simplesmente vai elaborar os arquivos e enviá-los, porém, se as práticas e os procedimentos de RH adotados não estiverem corretos a empresa será automaticamente autuada e se o fiscal vier até a empresa para conferir informação ele vai considerar os cinco anos retroativos.
Tem que se atentar para não passar evidência de problemas e analisar antecipadamente todos os riscos envolvidos nas práticas e procedimentos atuais.
Então, esse assunto não cabe somente ao RH ou ao DP, ele cabe primeiramente ao dirigente da empresa que tem que se ajustar muito rapidamente se alguma coisa estiver em desacordo com a legislação. Acabou o “jeitinho brasileiro” e provavelmente muitas empresas sofrerão impactos nos custos e na sua margem de lucro.
As questões relacionadas com Segurança do Trabalho serão fortemente fiscalizadas e as empresas também poderão sofrer ações regressivas da Previdência Social, cobrando, além de multa os custos envolvidos nos afastamentos.
Importante que, independentemente do nível funcional que estiver cuidando desse assunto, o profissional se atenha a esses aspectos, discuta com sua direção a necessidade de um trabalho amplo que garanta não mandar informação com evidências de problemas e evite pesadas multas que virão comprometer o resultado do negócio.
Lélio Tocchio
Lélio Tocchio é profissional de longa carreira na área de RH. Sócio Diretor da T3 Assessoria e Consultoria Ltda, empresa especializada em implantação do eSocial.
