O Ministério do Trabalho, através da Instrução Normativa nº 85 de 26/07/10, estabeleceu os critérios da fiscalização quanto ao cumprimento das normas previstas na Portaria 1.510/09, que regulamenta o sistema eletrônico de controle de ponto e estabelece os formatos obrigatórios de relatórios e arquivos digitais de registros de ponto e obriga as empresas usuárias deste tipo de sistema a adquirirem o Registrador Eletrônico de Ponto – REP.
A Portaria 1.510/09 está sendo alvo de diversas ações que contestam a sua legalidade e constitucionalidade. Contudo, até o momento o mérito das ações propostas ainda não foi julgado, sendo que diante de todas as controvérsias e dificuldades que as empresas estão enfrentando para se adequar às novas regras (em especial a demora na entrega do REP pelos fabricantes), o Ministério do Trabalho publicou a Instrução Normativa nº 85, estabelecendo os critérios da fiscalização e, em especial, determinando a observação do critério da dupla visita em relação à obrigatoriedade da utilização do REP.
Assim, até 25/11/2010, as empresas que não conseguirem adquirir o REP quando do início de sua exigência (dia 26/08/2010) e forem vistoriadas pelos Auditores-Fiscais do Ministério do Trabalho, receberão notificação para se adequarem aos termos da Portaria 1.510/09 no prazo que vier a ser fixado pelo Auditor responsável que, realizando uma segunda visita, irá constatar se a empresa está cumprindo integralmente a norma e, apenas então, irá lavrar o correspondente auto de infração se verificar o descumprimento.
Para se adequar às novas regras impostas pela Portaria 1.510/09, a empresa que já possui sistema eletrônico deve avaliar quais as alterações necessárias em seu software atual de modo a atender aos requisitos técnicos fixados pela norma, solicitando ao fabricante um “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade”.
A empresa deverá também realizar o seu cadastramento como usuária do SREP no site do Ministério do Trabalho e manter os arquivos disponíveis para a verificação da inspeção do trabalho, que irá averiguar principalmente o AFD (Arquivo Fonte de Dados), o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e o ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), bem como o Relatório Espelho de Ponto, o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade fornecido pelo fabricante do REP e o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade fornecido pelo desenvolvedor do programa de tratamento, mesmo que seja desenvolvido internamente pela empresa.
Ao adquirir e instalar o REP, a empresa deverá possibilitar a impressão do “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador” no momento da marcação do ponto, o que será averiguado pelo Auditor-Fiscal no momento da inspeção.
Conforme previsto na Instrução Normativa nº 85, os Auditores-Fiscais do Ministério do Trabalho deverão colher informações sobre o uso do sistema de controle de jornada adotado pela empresa fiscalizada junto a seus empregados, bem como deverão averiguar, além das anotações de horários, horas extras e justificativas, a regularidade dos bancos de horas, seja em seu aspecto formal com a verificação do instrumento coletivo que autoriza esta modalidade de compensação de horas, seja em seus procedimentos de controle e compensação pelo empregador.
Além disto, a empresa será notificada a fornecer os Termos de Responsabilidade e Atestados Técnicos emitidos pelo fabricante do Programa de Tratamento e do Registrador Eletrônico de Ponto, bem como em meios eletrônico o Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT) e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais – ACJEF.
É importante ainda observar que, se verificada a adulteração de horários ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a alteração dos efetivos horários de trabalho, o Auditor-Fiscal deverá apreender documentos e equipamentos, copiar arquivos eletrônicos que entender necessários para comprovar o ilícito e elaborar relatório circunstanciado para remessa ao Ministério Público do Trabalho para a apuração e procedimentos visando a punição da empresa.
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